Sapin II

LA TECHNOLOGIE AFIN DE RÉPONDRE AUX EXIGENCES DE LA LOI SAPIN II. Sapin II est une loi française qui vise à combattre la corruption et à promouvoir la transparence. Elle porte la législation française aux meilleurs standards européens et internationaux. Cette loi comporte 3 volets: renforcer la transparence, lutter contre la corruption et moderniser la vie économique. L’application de Sapin II et sa mise en conformité au sein des entreprises doivent être effectives à partir du 1er juin 2017. STATUS vous aide à répondre aux exigences de la loi Sapin II.

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Cette loi comporte plusieurs éléments:

  • Une nouvelle loi criminelle quant au trafic d’influence auprès d’agents officiels étrangers,
  • Un effet extraterritorial de la loi française,
  • La poursuite pénale d’étrangers et de directeurs de sociétés étrangères résidant en France pour corruption et pour trafic d’influence commis a l’étranger.
  • Une obligation de mise en place de programmes de conformité anti-corruption (la non-conformité pouvant être pénalisée).

→ Pour en savoir plus sur STATUS

 

QUI EST CONCERNE?
Toute filiale française d’une entité étrangère ou toute société française ayant au moins 500 employés et un chiffre d’affaire annuel d’au moins 100 millions d’euros est soumise à la provision relative à la mise en place d’un programme de conformité. En fonction du type de société, les présidents, les directeurs généraux ou les membres du comité exécutif peuvent être responsables pour la non-exécution de ces programmes.

 

QUELS SONT LES ENJEUX?
Avec la loi Sapin II en vigueur, la mise en œuvre des programmes de conformité lie juridiquement les entreprises concernées. L’Agence Française Anticorruption (AFA) est une agence de lutte contre la corruption créée suite à la loi Sapin II afin de superviser la mise en œuvre des programmes de conformité au sein des entreprises. Il n’est pas nécessaire que l’agence prouve un acte délictueux pour sanctionner les entreprises ou leurs directeurs pour la non-application complète de ces programmes de conformité.

Si une entreprise ne parvient pas à mettre en œuvre ou à améliorer son programme de mise en conformité, l’agence peut imposer des sanctions ou émettre des avertissements, avec les conséquences éventuelles suivantes :

  • Pour tout administrateur, une amende pouvant aller jusqu’ à 200 000 euros
  • Pour toute société, une amende pouvant aller jusqu’à 1 million d’euros
  • La publication légale des décisions prises par l’AFA

EXIGENCES LÉGALES RELATIVES AUX PROGRAMMES DE MISE EN CONFORMITÉ
Toute entreprise doit respecter les exigences suivantes pour leurs programmes de mise en conformité.

Que votre entreprise ait déjà mis en place un programme de conformité ou cherche à l’améliorer, STATUS peut vous aider à vous adapter aux nouvelles exigences stipulées par Sapin II.

Les Exigences de la Loi Sapin II STATUS
1. Un code de conduite français spécifique définissant et illustrant les différents types de comportements prohibés, notamment concernant la corruption ou le trafic d’influence, doivent être inclus dans le règlement intérieur de la société.

 

Automatisez l’envoi de votre code de conduite

Status vous offre une plateforme centralisée où vous pouvez télécharger, recevoir et automatiser l’envoi des documents relatifs à Sapin II aux tiers. Définissez vos rappels automatiques aux tiers afin qu’ils remplissent ces formulaires, et afin de souligner votre tolérance « zéro » à l’égard de la corruption et du trafic d’influence.

2. Notre système interne d’alertes est conçu pour permettre aux employés de signaler toute violation de votre code de conduite. Développez des canaux de communications et assurer la protection des lanceurs d’alerte
Status suit la traçabilité de toutes les informations sur la plateforme. Notre fonction de « Triage » (« Triage Function ») identifie les éléments pouvant poser problème afin de vous permettre de réagir immédiatement.
Notre autre fonction de « Suivi des Problèmes » (« Issue Tracker ») vous informe en permanence des problèmes en cours tout en documentant et déterminant le suivi des dates de remédiation.
3. La cartographie des risques est régulièrement mise à jour, et vise à identifier, analyser et hiérarchiser l’exposition de l’entreprise à tout risque lié à la corruption Etablissez la cartographie des risques encourus avec des tiers

Hiérarchisez, analysez et comprenez les risques encourus avec les tiers par zone géographique et par niveau de risque, en un coup d’œil. Notre interface, d’utilisation très pratique, génère un score de risque qui peut être calibré selon votre propre définition du risque. Elle intègre également un outil de vérification afin d’obtenir une vue générale complète de votre environnement avec les tiers.

Surveillez les tiers

Restez à jour quant à votre niveau de risque vis à vis des tiers grâce à notre fonction de surveillance. Notre service de surveillance gère l’identification et l’élimination des faux positifs. Elle réévalue constamment votre situation relative aux risques liés à votre environnement.

4. Nous évaluons vos clients, vos fournisseurs et vos intermédiaires en fonction de la cartographie des risques. Menez votre “Due Diligence” – (investigation et obtention d’information) fondée sur votre niveau de risque

Qu’il s’agisse d’une entreprise ou d’un particulier, d’un distributeur ou d’un fabricant, Blue Umbrella fournit d’excellents rapports de “due diligence”.
Nos propres équipes travaillent à temps plein, et comptent plus de 200 analystes de recherche, répartis dans 9 centres opérationnels dans le monde. Nous nous engageons à vous tenir informés afin que vous puissiez prendre d’importantes décisions basées sur votre niveau de risques.

5. Nous préconisons des protocoles de Contrôle Budgétaire, afin d’assurer que les comptes de la société ne sont pas utilisés pour dissimuler des actes de corruption ou de trafic d’influence.

 

Interdisez la corruption et le trafic d’influence

Nos services interactifs variés permettent sans effort de votre part d’informer les tiers de l’interdiction d’actes de corruption et de trafic d’influence.

 

6. Les cadres et des employés exposés aux risques de corruption et de trafic d’influence doivent être dument informés et formés. Etablissez un Programme de Formation interne d’éthique

Nos services de documentation vous assistent dans vos efforts de formation centralisée de vos gestionnaires et de vos employés, dans un environnement unique et sécurisé. Notre plate-forme structure l’administration du programme de formation à l’attention de tous ceux au sein de votre entreprise qui pourraient être exposés à des risques de corruption et de trafic d’influence. Ce service permet aussi le partage, l’évaluation et la signature de documents relatifs à ce programme.

7. Les sanctions disciplinaires contre les employés en cas de violation du code de conduite sont sévères. Garantissez le suivi et l’application des engagements pris quant a votre Code de conduite

Grâce à nos questionnaires internes et services de suivi de votre Code éthique, vous pouvez facilement acquérir et documenter les engagements de conformité pris par vos employés et gestionnaires, et identifier les cas éventuels de violation du code d’éthique. Les alertes « rouges » ou problèmes identifiés sont suivis sur notre plateforme Status.

8. Nous établissons des Procédures de contrôle interne pour évaluer l’efficacité du programme de mise en conformité de Sapin II. Mettre en place des contrôles internes

Status grandit avec vous et adresse vos besoins de mise en conformité de manière évolutive. Cette plateforme vous permet de mettre en œuvre des paramètres de contrôle rigoureux sans charge administrative excessive en automatisant vos processus de travail et en vous alertant des risques identifiés

Atteindre les normes ISO 37001

Avec Status, vous êtes assurés de la protection de vos données quelle que soit votre utilisation de notre plate-forme. Nous travaillons en partenariat avec nos clients afin de garantir que les données enregistrées sur la plate-forme répondent aux meilleures normes de sécurité mondiales.

→ Pour en savoir plus sur STATUS et les normes ISO 37001

TECHNOLOGY TO MEET YOUR NEEDS FOR SAPIN II.

Sapin II, a French law purporting anti-corruption and transparency, promotes French legislation to the highest standards both in Europe and internationally. There are 3 parts to the law: to strengthen transparency, fight against corruption and modernize economic life. As of June 1 2017, the implementation of the law and compliance programs within companies must already be effective.

STATUS can help you meet the requirements of Sapin II.

The implications of the law include the following:

  • a new criminal offence of influence peddling foreign officials.
  • extraterritorial effect to French criminal law.
  • persecution of foreigners and foreign directors of companies who typically reside in France for bribery and influence peddling committed abroad.
  • a call for mandatory anti-corruption compliance programs – non-compliance may be penalized.

→ Find out more about how Status can help you

 

WHO IS AFFECTED?

Any French subsidiary of a foreign company or French company with at least 500 employees and an annual turnover of over €100 million is subject to the provisions related to the implementation of compliance programs. Depending on the type of company, presidents and directors or the executive board members of these companies may be held liable for failure to implement programs.

 

WHAT IS AT STAKE?

With Sapin II in effect, the implementation of compliance programs legally binds affected companies. L’Agence Française Anticorruption (AFA), or French Anti-Corruption Agency in English, is the French anti-bribery agency established through Sapin II to oversee the implementation of compliance programs within companies. The agency does not have to prove any acts of bribery to assess whether a compliance program has been fully implemented, meaning companies and their directors could be sanctioned even where no criminal act has been committed.

Should a company fail to implement or improve a compliance program, the agency may impose sanctions or issue warnings. The following consequences are possible:

  • A fine on any director of up to €200,000
  • A fine on any company of up to €1 million
  • Public release of decisions made by the Agency

 

LEGAL REQUIREMENTS FOR COMPLIANCE PROGRAMS
The following requirements must be met for any company’s compliance program. Whether your company already has a compliance program in place or is looking for the best fit, STATUS can help you adapt to the new requirements stipulated by Sapin II.

 

Sapin II Requirement STATUS
1. A specific French code of conduct defining and illustrating the different types of prohibited behaviours, notably bribery or influence peddling, that must be included in the company’s “Règlement intérieur”.

 

Automate the Sending of Your Code of Conduct

Status offers a centralized platform where you can upload, receive and automate the sending of relevant third party documents. Set automatic reminders for your third parties to encourage form completion, so you can emphasize your intolerance of bribery and influence peddling.

2. An internal system of alerts designed to enable employees to report any violations of the above code of conduct. Develop Reporting Channels and Ensure Whistleblower Protections
Status tracks all information on the platform for accountability. Our Triage function will flag items with issues for your immediate action, while our Issue Tracker function can keep you informed of ongoing concerns while easily documenting and setting remediation dates.
3. Risk mapping, which will be regularly updated and is designed to identify, analyse and rank the company’s exposure to any risk related to bribery. Keep an Eye on Your Third Parties

Stay updated on the risk level of your third parties through our monitoring function. Our managed monitoring service can identify and eliminate false positives, keeping your risk evaluation relevant to your ongoing third party universe.

Map Your Third Party Risk

Prioritize, analyze and understand your current third party risk by geographic location or risk level at a glance. Our convenient interface not only generates a risk score that can be calibrated to your specific definition of risk, but also incorporates due diligence into the score so you achieve a holistic view of your third party universe.

4. An assessment of clients, providers and intermediaries in light of the risk mapping. Conduct Risk-Based Due Diligence

Whether it’s a company or an individual, a distributor or a manufacturer, Blue Umbrella can provide excellent due diligence reporting. With a team of over 200 in-house, full-time research analysts located in 9 global operating centers, we are dedicated to keeping you informed so you can make important risk-based decisions.

5. Accounting controls designed to ensure that the company’s books and accounts are not used to conceal bribery acts or influence peddling. Prohibit Bribery and Influence Peddling

Our various third party interaction services can be used effortlessly to stress to third parties the prohibition of acts of bribery and influence peddling.

 

6. Training for managers and employees exposed to the risks of bribery and influence peddling. Internal Compliance Training Programs

Our documentation services can help with centralizing all training efforts for managers and employees into a single, secure place. Our platform can structure training program administration for those who may be at risk of bribery and influence peddling, in addition to allowing for the sharing, review, and signing of relevant documents.

7. Disciplinary sanctions against employees in the case of violation of the code of conduct. Ensure Employee Code of Conduct Commitments

Through our internal questionnaire and code of conduct services, you can easily acquire and document compliance commitments from employees and managers in case of violations of the code of conduct. Red flags or issues of concern can also be monitored within Status.

8. Internal control procedures to assess the efficiency of the compliance program. Implement Internal Controls

Status can grow with you and your compliance needs. Its ability to automate workflows and alert you when risk is identified enables you to implement strict controls without undue administrative burden.

 

Achieve ISO 37001 Standards

With Status, you can rest assured that you will have data security no matter where you are in the platform. We work in partnership with our clients to ensure the data stored on the platform meets global security standards.

→ Find out more about how STATUS can help you achieve ISO 37001 standards

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